Keine Toleranzgrenzen bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten

Bei jeder grenzüberschreitenden Tätigkeit im Ausland muss der betreffende Mitarbeitende eine A1-Bescheinigung (Personenfreizügigkeit CH/EU) mitführen. Seit Anfang 2019 haben die Kontrollen der ausländischen Behörden massiv zugenommen. Widerhandlungen werden mit zum Teil prohibitiven Bussen geahndet. Lesen Sie dazu unseren Blogartikel von Rafael Lötscher und Cyrill Habegger.

Das Personenfreizügigkeitsabkommen zwischen der Schweiz und den EU-Staaten ist seit dem 1. Juni 2002 in Kraft. Staatsangehörige der Schweiz und der EU-Mitgliedstaaten erhalten mit diesem Abkommen grundsätzlich das Recht, Arbeitsplatz bzw. Aufenthaltsort innerhalb der Staatsgebiete der Vertragsparteien frei zu wählen. Diese Vereinfachung im Bereich der grenzüberschreitenden Tätigkeit hat es in sich. Wer was zu tun und nachzuweisen hat, ist vielen Arbeitgebenden und ihren «mobilen Arbeitnehmenden» unklar. Worauf dabei zu achten ist, zeigen wir Ihnen in einem Kurzüberblick auf.

Der Anhang II des Personenfreizügigkeitsabkommens CH/EU (FZA) koordiniert die Sozialversicherungssysteme aller Vertragsparteien. Ziel dieser Koordinationsverordnung ist es, die soziale Sicherheit für «mobile Arbeitnehmende» zu gewährleisten. Die Koordinationsregeln sehen vor, dass man bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten, mit ganz wenigen Ausnahmen, für sämtliche Einkünfte in einem einzigen Land innerhalb der EU/EFTA versichert ist. Eine Mehrfachversicherung wird dadurch ausgeschlossen, was die Leistungsabwicklung im Schaden- und Rentenfall vereinfachen soll.

Die Koordination der Unterstellung – ist jemand da oder dort den Sozialversicherungen unterstellt – wird vorliegend nicht näher thematisiert. Dazu haben wir bereits verschiedentlich informiert und publiziert. Unsere Spezialisten sind hier täglich im Einsatz, um Fälle abzuklären, die korrekte Versicherung und Abrechnung im richtigen Land sicherzustellen und Kunden vor erheblichem Schaden zu bewahren.

Nach wie vor gültige Informationen:

• Grenzüberschreitende Sozialversicherungen
• Sozialversicherungen – Datenaustausch CH/EU
• Ausländische Verwaltungsräte

Seit dem 1. Januar 2019 werden die Kontrollen betreffend Versicherungsanschluss plötzlich viel strenger umgesetzt, was viele grenzüberschreitend Tätige bereits vor erhebliche Probleme gestellt hat. Der Grund ist einfach:  Die Digitalisierung wirkt auch hier, der Datenaustausch funktioniert – die Kontrolle wird einfach und durchgesetzt. Die Verordnung (EG) 883/2004 sieht seit dem Jahr 2010 vor, dass Arbeitgebende respektive Arbeitnehmende gesetzlich verpflichtet sind, jede grenzüberschreitende Tätigkeit innerhalb der EU/EFTA und der Schweiz vom jeweils zuständigen Versicherungsträger mittels A1-Antrag bewilligen zu lassen. Dass im Falle einer Entsendung ein Formular A1 benötigt wird, ist wahrscheinlich vielen Lesern bekannt. Hier «übersteuert» man die grundsätzlich geltenden Regeln zur Sozialversicherungsunterstellung. Dass dafür die Zustimmung einer Behörde benötigt wird, leuchtet ein. Es sind all die anderen Fälle, bei welchen vielen Beratern und Betroffenen nicht klar sein dürfte, dass man eben auch ein Formular A1 benötigt.

Betroffen sind sämtliche grenzüberschreitenden Tätigkeiten. Beispiele aus der Praxis sind unter anderem:

• Mitarbeitende im Transportgewerbe aller Art, insbesondere auch Carreisen
• Baugewerbe
• Konzern-Mitarbeitende, insbesondere auch Verwaltungsräte, Aufsichtsräte usw.
• an Messen und Konferenzen delegierte Mitarbeitende
• Berater aller Art
• Lehrpersonal, Dozenten, Referenten
• Sportler, Musiker, Künstler und Kulturschaffende
• Reporter, Journalisten
• Sicherheitspersonal

Die 10 häufigsten Fragen zum Thema grenzüberschreitende Tätigkeit

Bei allen nachfolgenden Fragen gehen wir davon aus, dass die Person eine Staatsbürgerschaft der Schweiz, EU oder EFTA hat und bei einem Schweizer Arbeitgeber in einem Vollpensum (100 Prozent) angestellt ist.

Frage 1: Ich habe im Rahmen meiner Beratungstätigkeit einen sehr kurzen Auftrag (Beratungsgespräch von zwei Stunden), den ich bei einem Kunden in Deutschland erbringe. Brauche ich dafür eine A1-Bescheinigung?

Ja. Jede grenzüberschreitende Tätigkeit – auch nur ein stundenweiser Aufenthalt – muss mittels A1-Bescheinigung belegt werden können. Dazu gehören auch grenzüberschreitende Fälle wie kurze Meetings, Verwaltungsrats-/Geschäftsleitungssitzungen, Workshops und gar das Tanken während einer Geschäftsfahrt in der EU/EFTA. Ohne eine A1-Bescheinigung kann beispielsweise der Zutritt zum Firmen-, Baustellen- oder Messeareal verweigert werden.

Frage 2: Gibt es eine zeitliche Toleranz, die erlaubt, keine A1-Bescheinigung für eine grenzüberschreitende Tätigkeit einzuholen?

Nein. Wie bereits oben erwähnt ist für jede grenzüberschreitende Tätigkeit eine A1-Bescheinigung erforderlich.

Frage 3: Benötige ich auch eine A1- Bescheinigung, wenn ich mit meiner Familie während meiner Ferien in den Europapark nach Rust (DE) fahre?

Nein. Zwar erfolgt auch hier ein Grenzübertritt, allerdings nicht im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit, sondern während der Freizeit. Für diese Fälle wird dringend empfohlen, für sämtliche Familienangehörigen die Europäische Krankenversicherungskarte (EKVK) mitzuführen. Diese Karte dient als Nachweis dafür, dass Sie in der Schweiz (oder einem EU-/EFTA-Land) versichert sind. Kontaktieren Sie dazu im Bedarfsfall rechtzeitig Ihre Krankenkasse. Weitere Informationen dazu finden Sie auch unter www.kvg.org.

Denken Sie daran: Den ovalen «CH»-Aufkleber sollten Sie auch am Auto haben, wenn Sie privat über die Grenze fahren. Fehlt dieser, wird man im Ausland relativ humorlos gebüsst.

Frage 4: Ich werde von meinem Arbeitgeber im Rahmen eines Projektes für die Dauer von 18 Monaten nach Frankreich entsandt. Für diese Zeit werde ich meinen Wohnsitz nach Frankreich verlegen, komme allerdings danach wieder zurück in die Schweiz. Die Bedingungen einer befristeten Entsendung werden erfüllt. Braucht es auch hier eine A1-Bescheinigung?

Ja. Gerade in solchen Fällen war es in der Praxis bereits schon bestens bekannt, dass ein nur vorübergehender Wechsel des Sozialversicherungssystems keinen Sinn macht. Mittels einer A1-Bescheinigung können Sie für die Dauer der zeitlich befristeten Entsendung im Herkunftsland versichert bleiben. Hier handelt es sich um die einzige Ausnahme des ansonsten üblichen Versicherungsprinzips der Unterstellung am tatsächlichen Erwerbsort.

Eine Entsendung ist nur für einen begrenzten Zeitraum möglich und darf grundsätzlich nicht länger als 24 Monate dauern. Wird der Zeitraum von 24 Monaten möglicherweise überschritten, so können der entsendende Staat und das Land der vorübergehenden Beschäftigung eine Ausnahmevereinbarung treffen und eine Verlängerung von fünf bis sechs Jahren vorsehen. Eine vorübergehende Unterbrechung der Tätigkeit infolge Krankheit, Ferien oder Einsatz beim entsendenden Unternehmen stellt keine Unterbrechung der Entsendung dar.

Unmittelbar vor einer Entsendung müssen Arbeitnehmende den Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des Ursprungslandes unterlegen haben. Die vorhergehende Versicherungszeit gilt praxisgemäss als erfüllt, wenn Arbeitnehmende während mindestens einem Monat den Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des Ursprungslandes unterstellt waren. Auch Selbständigerwerbende können im Rahmen einer Entsendung vorübergehend im Ausland tätig werden. Hier gilt eine Vorversicherungszeit im Ursprungsland von zwei Monaten.

Frage 5: Was bewirkt eine A1-Bescheinigung?

Mittels einer A1-Bescheinigung wird nachgewiesen, dass Arbeitnehmende da oder dort sozialversichert sind. Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis, um Deckungslücken sowie doppelte Beitragsbelastungen zu vermeiden. Als Vergleich kann der Fahrzeugausweis herangezogen werden. Ein Fahrzeug darf erst auf der Strasse eingesetzt werden, wenn eine Versicherung die Deckungszusage abgibt und die Zulassungsstelle daraufhin einen Fahrzeugausweis ausstellt. Ohne Fahrzeugausweis keine Mobilität – ohne A1-Bescheinigung keine grenzüberschreitende Tätigkeit.

Frage 6: Wo kann ich eine A1-Bescheinigung beantragen?

Zuständig für das Ausstellen einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich immer das Wohnsitzland des betroffenen Arbeitnehmenden. Eine A1-Bescheinigung ist schliesslich bei der Ausgleichskasse AHV des Arbeitgebers über die jeweilige Online-Plattform (ALPS) zu beantragen.

ALPS (Applicable Legislation Platform Switzerland) ist eine Webapplikation, die Firmen, Selbstständigerwerbenden sowie den Ausgleichskassen und dem Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) ermöglicht, Arbeitseinsätze im Ausland abzuwickeln. Der Datenaustausch zwischen Firma und Ausgleichskasse respektive dem BSV erfolgt in der Schweiz ausschliesslich über ALPS. Ein Datenaustausch in Papierform findet nicht mehr statt. Diese elektronische Plattform ALPS stellt schliesslich den wichtigen grenzüberschreitenden Datenaustausch sicher. Zu vermuten ist, dass weitere indirekt betroffene Behörden von der Vernetzung profitieren und Informationen erhalten, beispielsweise in Bezug auf Aufenthaltsbewilligungen und (Quellen-)Steuerpflichten.

Frage 7: Muss eine A1-Bescheinigung zwingend über die Online-Plattform erfolgen oder kann diese auch quasi von Hand mittels Formular beantragt werden?

In der Schweiz kann die A1-Bescheinigung nur noch online beantragt werden. Da diverse EU-Länder technisch noch nicht so weit sind, hat die EU eine Übergangsfrist bis 30. Juni 2019 beschlossen. In begründeten Einzelfällen kann die A1-Bescheinigung im Gebiet der EU bis zum 30. Juni 2019 weiterhin mit dem bestehenden Vordruck in Papierform beantragt werden.

Frage 8: Wird im Ausland geprüft, ob Arbeitnehmende eine A1-Bescheinigung mitführen?

Ja. Gemäss ersten Rückmeldungen von verschiedenen Kunden finden seit 1. Januar 2019 in diversen EU-/EFTA-Länder verstärkt Kontrollen statt, so zum Beispiel beim Grenzübertritt mit dem (Geschäfts-)Auto, an Flughäfen und offenbar auch in typischen Business-Hotels aufgrund der Gästelisten. Zur Steigerung der Fälschungssicherheit hat die Verwaltungskommission den EU-Mitgliedsstaaten übrigens empfohlen, auf der A1-Bescheinigung eine Serien- oder Identifizierungsnummer vorzusehen.

Frage 9: Muss die A1-Bescheinigung vor Antritt meiner Geschäftsreise ins Ausland vorliegen? Wenn ja, in welcher Form?

Ja, die A1-Bescheinigung muss vor Antritt einer Geschäftsreise ins Ausland vorliegen. Insbesondere in Österreich und Frankreich nehmen die Prüfungen betreffend vorhanden sein einer A1-Bescheinigung zu. Von einer Geldstrafe wird abgesehen, wenn nachgewiesen werden kann, dass die A1-Bescheinigung vor Antritt einer Geschäftsreise ins Ausland respektive einer Entsendung ins Ausland beantragt wurde.

Frage 10: Mit welchen Sanktionen muss man rechnen, wenn man im Ausland tätig wird, ohne eine A1-Bescheinigung vorlegen zu können?

Das ist unterschiedlich. Einige Länder sanktionieren Arbeitgebende und Arbeitnehmende mit teilweise sehr hohen Bussgeldern im Rahmen von Verwaltungs(straf-)verfahren. Andere – erfahrungsgemäss Frankreich – machen es sich relativ einfach, indem sie den Arbeitgebenden eine geschätzte Rechnung für geschuldete Sozialversicherungsbeiträge zustellen. In einem uns bekannten Fall wurde ein Arbeitgeber – wohlverstanden in einer eher kleinen Angelegenheit – mit einer Nachrechnung (Ermessenseinschätzung) für grosszügig geschätzte nicht abgerechnete Sozialversicherungsbeiträge von etwas über 200’000 Euro bedient. Da sitzt der Schock dann richtig tief, womit diese Behörde das Ziel insofern erreicht, dass keine grenzüberschreitende Tätigkeit mehr ohne eine A1-Bescheinigung durch die betreffenden Arbeitgebenden/Mitarbeitenden erfolgt.

Fazit

Im Bereich der Sozialversicherungen gibt es keine Toleranzgrenzen, wenn es um grenzüberschreitende Tätigkeiten ohne A1-Bescheingung geht. Ein Versicherungsnachweis bei geschäftlichem Grenzübertritt ist zwingend vorzuweisen. Im Rahmen einer Kontrolle in die Maschen der ausländischen Behörden zu gelangen, kann sehr mühsam und enorm teuer werden. Fakt ist, dass die A1-Bescheinigungen ab sofort in alle HR-Prozesse eingebunden werden müssen.

Bei Grenzübertritt zwecks Arbeitstätigkeit sind Arbeitnehmende mit einer A1-Bescheinigung auszurüsten. Nur so können Sie Risiken und Kosten vermeiden.

Dieser Artikel wurde im Newsletter der BDO AG veröffentlicht.