Ablauf einer Lohnbuchkontrolle

In diesem Blogartikel verschaffen wir Ihnen einen Überblick über den Ablauf einer Lohnbuchkontrolle. Wer und was wird kontrolliert? Welche Unterlagen sind auszuhändigen? Die Lohnbuchkontrolle ist eine Schreibtischkontrolle und nicht eine Kontrolle auf der Baustelle, folglich ist der Betrieb angewiesen, sämtliche Angaben in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen.

Die Sozialpartner wachen darüber, dass die Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich an die Bestimmungen des GAV halten (Mindestlöhne, Arbeitszeit, Ferienansprüche etc.). Diese Überwachung erfolgt primär mittels Lohnbuchkontrollen. Die Sozialpartner sind in Paritätischen Berufskommissionen (PK) organisiert, welche sich paritätisch zu gleichen Teilen aus Gewerkschaftsvertretern und Arbeitgebervertreter zusammensetzen. Die PK wird durch den Gesamtarbeitsvertrag (nachfolgend GAV) beauftragt, den Vollzug des GAV’s sicherzustellen. Als eines der zentralen Mittel berechtigt der GAV[1] die paritätische Kommission Lohnbuchkontrollen anzuordnen.

Wer wird kontrolliert?

Grundsätzlich kann jeder Betrieb kontrolliert werden. Je nach Gewerbe ist die PK verpflichtet eine Mindestanzahl von Kontrollen in ihrem Gebiet durchzuführen. Die PK beschliesst, welche Betriebe kontrolliert werden. Je nach Gewerbe und Region kommen andere Auswahlverfahren zur Anwendung. Nachfolgend einige Beispiele von uns bekannten Auswahlverfahren:

• Losverfahren
• Verdachtsmeldung aufgrund einer Baustellenkontrolle
• Verdachtsmeldung aufgrund eines Hinweises eines Arbeitgebers über einen Mitbewerber
• Verdachtsmeldung aufgrund einer Meldung eines Gewerkschaftsmitgliedes oder durch die Gewerkschaftsarbeit auf der Baustelle

Was wird kontrolliert?

Bei einer GAV – Lohnbuchkontrolle wird geprüft, ob der Betrieb sich an den GAV hält. Es wird die Einhaltung von sämtlichen sogenannten normativen Bestimmungen des GAV geprüft. Insbesondere wird die Einhaltung der Mindestlöhne, Arbeitszeit, Ferienvergütung und der Überstundenauszahlung geprüft. Folglich kann der Betrieb bei einer AHV Revision keine Verfehlung haben und dennoch werden bei einer GAV Kontrolle diverse Verletzungen des GAV und geldwerte Verstösse festgestellt.

Grundsätzlich werden bei einer GAV Lohnbuchkontrolle nachfolgende Punkte kontrolliert:

• Mindestlöhne
• Lohnzuschläge
• Überstundenentschädigung
• Monatslohn
• Auslagenersatz
• Arbeitszeit
• Arbeitszeitrapporte
• Ferien und Feiertage
• KTG (Abschluss und Prämienabzug)
• Berufs- und Vollzugskosten
• GAV spezifische Sicherheitsvorschriften (SIBE, KOPAS, usw.)

Wie ist der chronologische Ablauf einer Lohnbuchkontrolle?

Die PK beschliesst welcher Betrieb über welche Kontrollperiode kontrolliert wird. In der Regel beträgt die Kontrollperiode zwischen einem und zwei Jahren. Der Betrieb wird über den Beschluss der PK schriftlich informiert. Nach ein paar Tagen meldet sich der Kontrolleur und bespricht mit dem zu kontrollierenden Betrieb oder dessen Treuhänder den Ablauf der Kontrolle und vereinbart einen Kontrolltermin. Der Kontrolleur kommt in der Regel persönlich im Betrieb vorbei. Verfügt der Betrieb nicht über eine Produktionsstätte (Montageunternehmen, Malerbetrieb, etc.) und die Unterlagen befinden sich beim Treuhänder, kann die Kontrolle auch am Domizil des Treuhänders stattfinden. Eine Kontrolle vor Ort beim Betrieb hilft jedoch „Betriebsluft“ zu schnuppern. Bei einer geringen Anzahl von Arbeitnehmenden (bis ca. 5 Personen) kann der Betrieb häufig auch sämtliche Unterlagen dem Kontrolleur zustellen.

Der Betrieb stellt im Idealfall die geforderten Unterlagen zusammen, stellt einen Teil der Unterlagen vorab dem Kontrolleur zu und händigt die restlichen Unterlagen am Kontrolltermin vor Ort aus. Die Originaldokumente sollte der Betrieb stets bei sich behalten und dem Kontrolleur lediglich eine Kopie davon aushändigen.

Der Kontrolleur prüft am Tag der Kontrolle vor Ort einzelne Unterlagen und bespricht die Sachlage mit dem Inhaber oder dem Treuhänder, damit Fehlüberlegungen und Missverständnisse minimiert werden können. Ferner komplettiert der Kontrolleur das Dossier vor Ort, um die Prüfung der Unterlagen und die Berechnungen von Lohnverfehlungen effizient durchführen zu können.

Die Berechnung der Lohnverfehlung findet nach der Kontrolle vor Ort in den Räumlichkeiten des Kontrolleurs statt. Das Resultat der Berechnungen wird in Form eines Berichtes an die PK gesendet. Der Bericht ist in der Regel aufgeteilt in einen Rapport und ein Berechnungstool.

Die PK sendet dann den Kontrollbericht an den Betrieb und erteilt dem Betrieb das rechtliche Gehör. Der Betrieb kann den Kontrollbericht in Ruhe studieren und eine Stellungnahme zuhanden der Kommission einreichen.

Aufgrund des Kontrollberichts und der Stellungnahme des Betriebes entscheide die Kommission nach Ablauf der Frist, wie hoch die Lohnverfehlung ausfällt. Ferner entscheidet die PK darüber, bis wann die Lohnverfehlung nachbezahlt werden muss, wie viel von den Kontrollkosten dem Betrieb auferlegt werden und wie hoch die Konventionalstrafe angesetzt wird.

Welche Unterlagen sind auszuhändigen

In der Regel werden nachfolgende Unterlagen geprüft, um festzustellen ob sich der Betrieb an die Bestimmungen des GAV hält:

• Selbstdeklaration der Einstufungen der Berufskategorie im Sinne des GAVs
• Kurze Umschreibung der effektiven betrieblichen Tätigkeit
• Schriftliche Arbeitsverträge oder eine Umschreibung im Sinne von Art. 330b OR[2]
• Reglemente, die Bestandteil des Arbeitsvertrages sind (Personalreglement, Betriebsreglement, Spesenreglement, etc.)
• Lohnabrechnungen und Lohnrekapitulation (Jahresübersicht)
• Arbeitszeiterfassung
• Ferienblätter
• Überstundenabrechnungen
• Austritts Endabrechnungen
• AHV und SUVA Deklarationen
• KTG Police (sämtliche mir vertrauten GAV’s sehen zwingend eine KTG Versicherung vor)
• Zertifikat der branchenspezifischen Sicherheitsbeauftragten (SIBE, KOPAS, etc.)
• Organigramm (falls vorhanden)

Diese Unterlagen sind dem Kontrolleur als Kopie oder in elektronischer Form auszuhändigen.

Fazit

Die Lohnbuchkontrolle ist eine Schreibtischkontrolle und nicht eine Kontrolle auf der Baustelle, folglich ist der Betrieb angewiesen, sämtliche Angaben in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen und auszuhändigen.[3]

Wir empfehlen den Betrieben zusammen mit ihren Treuhändern die Personaldossiers und Lohnadministration schon laufend ordentlich führen, dass bei einer Lohnbuchkontrolle kein zu grosser administrativer Aufwand entsteht. Wie überall, passieren Fehler schnell, wenn es eilt; aus diesem Grund empfehlen wir auch in regelmässigen Abständen, zum Beispiel zusammen mit der Vorbereitung der Personalgespräche Ende oder Anfangs Jahr auch immer einen Blick auf die GAV Konformität zu werfen. So können eingeschlichene Fehler entdeckt und korrigiert werden. Bei Unsicherheiten betreffend der Auslegung von einzelnen GAV Bestimmungen kann immer auch die PK kontaktiert werden

[1] Statt vieler Art. 57 Abs. 3 lit. a GAV Schreiner, Art. 6.4 GAV Maler- und Gipsergewerbe

[2] Mündliche Arbeitsverträge sind im Sinne von Art. 11 OR in Verbindung mit Art. 319ff. OR rechtmässig. Der Betrieb wird jedoch nach Art. 330b OR verpflichtet, den Arbeitnehmenden schriftlich über bestimmte Punkte des Arbeitsverhältnisses zu informieren. Explizit muss der Betrieb nach Art. 330b Abs. 1 OR den Arbeitnehmenden schriftlich informieren über die Namen der Vertragsparteien, Datum des Beginns des Arbeitsverhältnisses, die Funktion des Arbeitnehmers, den Lohn und allfällige Lohnzuschläge und die wöchentliche Arbeitszeit.

[3] Das Bundesgericht spricht sich in BGer 2C_625 deutlich für die Aushändigung der Unterlagen für tripartiten Kommission aus. Dieser Herausgabeanspruch gilt meiner Meinung nach auch für die PK’s, welche die gleiche Arbeit wie die tripartiten Kommissionen ausüben. Ferne hat das Kreisgericht St. Gallen am 27. September 2011 ebenfalls einen Herausgabeanspruch des Kontrolleurs befürwortet.