Die Anforderung an die verantwortlichen Organe in einer Unternehmung sind in den vergangenen Jahren sicher nicht gesunken. Hinzu kommt, dass eine Tendenz feststellbar ist, wonach Geschädigte oder potentiell Geschädigte dies nicht mehr hinnehmen wollen und für ihre vermeintlichen Schäden zunehmend jemanden zu Verantwortung ziehen wollen.
Die Anforderungen an die verantwortlichen Organe in einer Unternehmung sind hoch.
Der Umstand, dass die Verwaltungsräte für persönlich haftbar gemacht werden können (Lesen Sie auch: Blogbeitrag Organhaftung Schweiz), führt dazu, dass auch bei den Organen eine zunehmende Sensibilisierung hinsichtlich ihres Risikos stattfindet.
Die Erfahrung aus Verantwortlichkeitsprozessen zeigt, dass es während der Ausübung des Mandats einige Massnahmen gibt, die helfen, das Risiko einer Inanspruchnahme bzw. einer Haftung zu vermindern. Selbstverständlich ist diese Liste nicht abschliessend.
Kenntnisse über die Aufgaben
Welches sind meine Aufgaben als Verwaltungsrat? Welche Aufgaben muss ich selber wahrnehmen, welche kann ich delegieren (unübertragbare und unentziehbare Aufgaben)?
Verhältnis zwischen Verwaltungsrat und Revisionsstelle beachten: die Revisionsstelle kontrolliert die Handlungen des Verwaltungsrats. Der Verwaltungsrat kann sich deshalb nicht mit dem Hinweis auf einen Fehler der Revisionsstelle der Haftung entziehen.
Organisation der Unternehmung
Einhaltung von Formalitäten wie Einladung zu, Durchführung und Protokollierung von VR-Sitzungen und Generalversammlungen.
Zweckmässige Zusammensetzung und Organisation des Verwaltungsrats.
Festlegung der Kompetenzen von Verwaltungsrat und Geschäftsleitung in einem Organisationsreglement und regelmässige Überprüfung, ob Anpassungen an Reglement oder Organisation notwendig sind.
Implementierung eines effizienten Rechnungswesens und Controlling.
Sorgfältige Auswahl der Geschäftsleitung und kontinuierliche Überwachung und Kontrolle.
Zurückhaltende Erteilung von Vollmachten. Vermeidung von Einzelzeichnungsberechtigung und konsequente Umsetzung eines Vieraugenprinzips. Nachführen des Handelsregisters.
Beizug von externen Fachleuten, wenn eigene Fachkompetenzen fehlen.
Persönliches Verhalten
Aktive Teilnahme an der Oberleitung der Gesellschaft.
Tatsächliche Auseinandersetzung mit den relevanten Fragen.
Kritisches Hinterfragen von Vorschlägen und Projekten. Einverlangen von (zusätzlichen) Unterlagen.
Vorbereitung von Sitzungen. Unterlagen müssen rechtzeitig vor der Sitzung vorliegen, damit eine seriöse Vorbereitung möglich ist.
Protokollierung von abweichenden Meinungen verlangen.
Aufbewahren von Protokollen und weiteren Unterlagen. Der Zugang zu diesen Unterlagen bei der Gesellschaft könnte im Falle einer Klage erschwert bzw. verunmöglicht sein. Zudem ist zu berücksichtigen, dass die 5 bzw. 10-jährige Verjährungsfrist für Verantwortlichkeitsansprüche unterbrochen werden kann und solche Ansprüche gegebenenfalls auch noch viel später aufkommen können).
Vermeidung bzw. Offenlegung von Interessenskonflikten.
Rücktrittsandrohung und Rücktritt, sofern man in grundsätzlichen Themen mit dem getroffenen Entscheid nicht einverstanden ist und sich nicht durchsetzen kann.
Protokolle
Protokollierung nicht nur der Entscheide, sondern auch der Überlegungen und Abklärungen, die gemacht wurden.
AHV-Beiträge
Aufgrund der besonders strikten Haftung für Sozialversicherungsbeiträge [Lesen Sie dazu auch den Blogbeitrag vom 3. März 2017) und teilweise für Steuern, empfiehlt es sich namentlich in Krisenzeiten, diesen Verpflichtungen besondere Aufmerksamkeit zu widmen.
Versicherung
Allenfalls Abschluss einer D&O-Versicherung (Haftpflichtversicherung für Organe). Die Anzahl der Anbieter hat zugenommen und die Prämien solcher Versicherungen sind nicht mehr so hoch wie früher.
