Jedes Organ, sei dies Verwaltungsrat, Stiftungsrat etc. kann persönlich haftbar werden, wenn er oder sie seine Sorgfaltspflichten verletzt. Um das Haftungsrisiko zu minimieren, gilt es nicht nur vor Mandatsannahme oder während der Mandatsausübung vorsichtig zu sein. Auch im Zeitpunkt der Mandatsniederlegung gibt es Aspekte, die zu beachten sind, um eine Haftung zu minimieren.
Um das Haftungsrisiko möglichst gering zu halten, gibt es einige Aspekte zu beachten.
Mandatsniederlegung als Pflicht
Vorab ist darauf hinzuweisen, dass in extremen Situationen die Niederlegung des Mandats selber eine Pflicht des Verwaltungsrats sein kann, beispielsweise wenn es darum geht, dass den Ansichten des betreffenden Organs besonderen Nachdruck zu verleihen.
Im eigenen Interesse erfolgt eine Niederlegung auch dann, wenn man sich bewusst wird, dass man dem Mandat fachlich nicht gewachsen ist, bzw. wenn man sich wiederholt in einem Interessenkonflikt befindet oder auch, wenn man tatsächlich keinen Einfluss auf Entscheide hat.
Bei einer Mandatsliederlegung sind einige Aspekte zu beachten, um das Haftungsrisiko möglichst gering zu halten:
- Richtiger Zeitpunkt: allenfalls vergrössert die Mandatsniederlegung einen bestehenden oder drohenden Schaden der Gesellschaft, beispielsweise durch eine damit verbundene, negative Publizität.
- Keine offenen Pendenzen: Sicherstellen, dass sämtliche Massnahmen getroffen sind, um einen Schaden abzuwenden bzw. zu mindern. Allenfalls in einer VR-Sitzung Pendenzen übergeben oder beispielsweise mittels schriftlicher Mitteilung an den verbleibenden VR auf Pendenzen aufmerksam machen.
- Namentlich bei begründeter Besorgnis einer Überschuldung eher die Massnahmen gemäss Art. 724 und 725 OR einleiten, als zurückzutreten.
- Wenn der Rücktritt deshalb erfolgt, weil man mit der Führung der Gesellschaft nicht einverstanden ist und sich nicht durchsetzen konnte, sicherstellen, dass dies auch dokumentiert ist.
- Nach der Niederlegung des Mandats sicherstellen, dass auch die Löschung im Handelsregister vorgenommen wird, evtl. Abmeldung selber vornehmen.
- Wenn sich ein Verantwortlichkeitsprozess abzeichnet, unbedingt vor Mandatsniederlegung sicherstellen, dass man selber dokumentiert ist, falls man dies vorher versäumt hat.
- Abschluss einer Nachversicherung prüfen.
- Bei Rückgabe von vertraulichen Dokumenten eine Quittung dafür verlangen.
- Einhalten der Geheimhaltungspflicht auch nach dem Ausscheiden als Organ und Zurückhaltung bei Kritik gegenüber der früheren Geschäftsführung.