Im Folgenden wird auf die verschiedenen Organbegriffe eingegangen, die für die gesellschafts-rechtliche Verantwortlichkeit auseinander zu halten sind.
Das formelle Organ wird durch einen gesellschaftsinternen Wahlakt bestimmt und im Handelsregister eingetragen. Typische formelle Organe sind also alle als Mitglieder des Verwaltungsrates respektive der Verwaltung oder als Geschäftsführer bzw. Direktoren eingetragene Personen. Sie unterstehen ohne weiteres der aktienrechtlichen Verantwortlichkeit und können persönlich haftbar werden (vgl. Blogbeitrag Persönliche Haftung von Verwaltungsräten).
Darüber hinaus sind allerdings auch jene Personen Organe im rechtlichen Sinne, welche in entscheidender Weise an der Bildung des Verbandswillens teilhaben bzw. die auch tatsächlich geschäftsführend tätig sind. D.h. alle Personen, die in einem wesentlichen Aufgabenbereich der juristischen Person selbständige Entscheidungsbefugnisse erhalten haben oder sich solche Befugnisse auch selber genommen haben, können Organe sein. In diesem Zusammenhang unterscheidet man materielle und faktische Organe.
Personen, denen durch eine gültige Aufgabendelegation die Geschäftsführung und die Vertretung der Gesellschaft überlassen wird, sind sog. materielle Organe. Ein typischer Fall sind beispielsweise Geschäftsführer, denen mittels Organisationsreglemente Aufgaben übertragen wurden, die grund-sätzlich dem Verwaltungsrat zustehen, die er aber delegieren darf. Solche Geschäftsführer sind also auch dann Organe im Rechtssinne, wenn sie nicht im Handelsregister eingetragen sind. Als materielle Organe können sie im Falle von Pflichtverletzungen ebenfalls persönlichen haftbar werden.
Schliesslich gibt es Personen, welche ohne formelle Wahl, ohne Eintrag im Handelsregister und sogar ohne formelle Delegation von Aufgaben an der Geschäftsführung einer Gesellschaft teilnehmen bzw. deren Willensbildung massgeblich beeinflussen. Diese Personen nennt man faktische Organe. Beispiele dafür sind:
Zu beachten ist, dass nur als materielles oder faktisches Organ gilt, wer mit eigener Entscheidungs-befugnis handelt. Dementsprechend keine Organe sind Personen, die bei der Entscheidfassung lediglich unterstützend mitwirken, selbst wenn sie tatsächlich einen sehr starken Einfluss auf diese haben. Dies ist oftmals bei Spezialisten der Fall oder Beratern der Fall. Ebenfalls nicht als faktisches Organ gilt, wer lediglich in Einzelfällen an Geschäftsführungsentscheiden mitwirkt. Für eine Organschaft ist eine dauernde Einflussnahme notwendig.